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Siamo un organismo complesso, composto di corpo, mente ed energia ed ogni parte influenza l’altra. Quando vogliamo conoscere le dinamiche di qualcuno, è necessario conoscere cosa influenza ciascuno di questi sistemi ed è per questo che è necessario un approccio che tenga conto dell’influenza che il sistema corpo ha sulla mente e viceversa e di come la qualità e quantità dell’energia che abbiano influenzi i primi due e viceversa.

“Se la persona a cui Ti rivolgi è fisicamente stressata, anche la sua capacità di ascolto verrà diminuita. É quindi importante metterla a suo agio, farla rilassare, in modo che sia più disponibile e pronta all’ascolto.”.

Questa è una situazione che molto probabilmente sarà comune a quasi tutte le situazioni di conflitto che Vi trovate a mediare. Quindi a parità di situazione stressante, ci sono altri elementi che possono influenzare la disponibilità della parte e la sua capacità di ascolto.

La chimica del corpo

A) se la persona viene all’incontro dopo pranzo, l’energia sarà impegnata nella digestione, cosa che da una parte potrebbe essere positiva in termini di rilassamento, ma dall’altra abbassa la capacità di ascolto ed elaborazione. Se avete bisogno che la persona elabori e sia attenta, evitate questo momento.

B) Per far rilassare la parte, un bel bicchiere d’acqua può essere utile. Questo non solo modifica la chimica del corpo ma anche la fisiologia. Evitate invece il caffè che provoca uno sbalzo chimico e crea tensione.

L’orario

Se i Vostri interlocutori sono mattutini, l’orario migliore è di mattina presto, mentre il pomeriggio inoltrato è sconsigliato (a meno che non vogliate “prenderli per stanchezza”).
All’opposto, se le parti sono i cosiddetti “tipo civetta”, evitate la mattina presto, quando saranno assolutamente intrattabili. Nel dubbio un orario successivo alle dieci di mattina è preferibile. E l’ora di pranzo? Un orario vicino alla pausa pranzo od orario di cena, può essere utile in caso di trattative avanzate, per aiutarli ad arrivare al dunque. Se avete bisogno che si aprano all’ascolto, evitatelo.

Come sono seduti

Anche la posizione intorno al tavolo influenza l’ascolto. Le persone più vicine a Voi, saranno più portate all’ascolto. Quindi nel caso le parti siano composte da più persone, posizionate la più influenzante a Vostro lato. Ebbene sì, la cosa in assoluto migliore è che sappiate, una volta conosciute le parti, chi si deve sedere dove, magari spiegando che avete bisogno di parlare con quella persona in particolare. La posizione dell’avvocato dipende da quanto è influente e quanto è favorevole alla mediazione.
Se è sfavorevole, posizionatelo lontano affermando che è necessario che le parti possano valutare da sé quanto proposto, senza influenza esterna.
Se è favorevole, invece posizionatelo a metà tavolo, così Vi aiuterà ad influenzare la parte. In questo caso potete parlare con lui in precedenza e chiedergli di sedersi a metà tavolo ed invitare le altre persone a sedersi secondo l’ordine stabilito. La persona più fragile sarà seduta accanto all’avvocato, verso di Voi, la più forte o a sostegno delle altre, anche lontano.

Il luogo dove si svolge l'incontro è importante

Se possibile la stanza dovrebbe essere ampia, soleggiata e con tanta luce e la temperatura gradevole, non troppo caldo o freddo per intenderci. Fate in modo che ci sia dell’acqua da bere (vedi sopra).
Se è possibile il tavolo dovrebbe essere rotondo ed in vetro. Se il tavolo è rotondo la posizione delle
parti attorno al tavolo diventa meno importante. Se questo non è possibile, considerate il punto 3.
Importante è l’assenza di rumori esterni invadenti. L’ideale sarebbe riuscire a creare un silenzio totale, interrotto da una musica a bassissimo volume di sottofondo.

Tempo

Dare a ciascuna parte un tempo preciso per parlare (come si fa nelle riunioni aziendali di alto livello).
Aiuta a risparmiare tempo ed evitare recriminazioni e sviamento dal tema, garantisce l’ascolto.

Domande

Fare domande puntuali e precise aiuta molto ad avere risposte puntuali e precise e l’ascolto reale di tutte le parti.

Ascolto

Fondamentale è l’ascolto. Se Vuoi essere ascoltato, devi ascoltare per primo e in modo ATTIVO. Se non sapete di cosa si tratta, un corso di comunicazione fa per voi.
Questo implica guardare la parte, annuire, prendere appunti, fare domande di chiarimento, evitare di interrompere. Se avete dato alla parte un tempo per esprimere quello che doveva dire e la avvisate che ha ancora due minuti di tempo, sarà molto più facile (soprattutto al secondo incontro) evitare di interrompere la parte e se lo farete, sarete giustificati dalla tempistica.

Disciplina

Quanto detto sopra Vi permetterà di ottenere un incontro disciplinato e di stabilire, in modo assolutamente neutro, che siete Voi il riferimento principale. Questa consapevolezza porta ad un ascolto accurato della parte e Vi faciliterà il compito.